「あれ、あのファイル、どこに保存したっけ？」
在宅ワークを始めたばかりの頃、私は自分のパソコンの中で、よく迷子になっていました。
受け取ったファイルも、自分で作った資料も、とりあえずデスクトップ。気づけば、どれが最新なのかも分からなくなっていました。
ファイルの送り方・受け取り方は、前回までで少しずつ分かってきました。でも今度は、受け取ったあと自分のパソコンの中で、それをどう片づけて、どう仕事を進めるかで、またつまずいたんです。
在宅ワークは、誰かがすぐ横で確認してくれるわけではありません。だからこそ、自分のパソコンの中を整えておくこと自体が、仕事の一部になってきます。
シリーズもこれで3回目、いよいよ最後です。今回は、私が「始める前に知っておけばよかった」と思った、ファイル管理と打ち合わせまわりのことを、私の失敗もまじえてお話ししていきます。
ファイル名の付け方
在宅ワークを始めてから、地味に大事だと思ったのがファイル名です。
最初は、つい適当な名前で保存してしまいます。
「資料」「修正」「新しいファイル」「コピー」
こういう名前で保存していると、あとで本当に探せなくなります。
自分で付けた名前なのに、自分で分からない。
これがまた、情けないようで、普通にあります。
仕事で使うファイルは、日付や内容を入れておくと分かりやすいです。
たとえば、
2026-06-14_請求書_〇〇様.pdf
2026-06-14_作業報告_〇〇案件.xlsx
こんなふうにしておくと、あとから探しやすくなります。
在宅ワークは、家のパソコンで作業するからこそ、仕事用のファイルと私用のファイルが混ざりやすいです。
写真、家計簿、町内会の資料、仕事のファイル。全部が同じ場所にあると、だんだん混乱してきます。
ファイル名を整えるだけでも、かなり楽になります。
フォルダ分け
ファイル名と同じくらい大事なのが、フォルダ分けです。
- 仕事ごとにフォルダを分ける
- 取引先ごとに分ける
- 月ごとに分ける
やり方は人それぞれでいいと思います。
大事なのは、あとから自分が見つけられる状態にしておくことです。
最初のうちは、全部デスクトップに置いてしまいがちです。
私も油断すると、デスクトップがファイルだらけになります。
でも仕事が増えてくると、どれが最新なのか、どこに保存したのか分からなくなります。
「あれ、さっきのファイルどこにいった？」
これを探している時間が、本当にもったいないです。
在宅ワークは、作業そのものだけでなく、ファイルをきちんと管理することも仕事の一部だと感じています。
上書き保存と名前を付けて保存
これも、最初に覚えておきたい操作です。
上書き保存は、今のファイルをそのまま更新すること。名前を付けて保存は、別のファイルとして保存することです。
元のデータを残しておきたいときは、「名前を付けて保存」を使った方が安心です。
これを間違えると、元のファイルを消してしまったり、前の状態に戻せなくなったりします。
特に、相手からもらった資料を修正するときは注意が必要です。
元データは残しておく。作業用は別名で保存する。
これだけでも、かなり安心感があります。
私は心配性なので、元のファイルを残しておけるだけで気持ちが違います。
在宅ワークでは、誰かがすぐ横で確認してくれるわけではありません。
だからこそ、自分で戻れる状態を作っておくことが大事だと思います。
Zoomや画面共有
在宅ワークでは、Zoomなどで打ち合わせをすることもあります。
最初から難しい機能を覚える必要はありません。
でも、カメラとマイクのオンオフ、画面共有くらいは分かっておくと安心です。
画面共有は、自分のパソコン画面を相手に見せる機能です。
説明を受けるときや、分からないところを見てもらうときに使うことがあります。
最初は緊張します。
自分の画面が相手に見えるというだけで、なんとなく落ち着きません。
余計なものが映っていないか。どこまで見えているのか。変な通知が出ないか。
そんなことも気になります。
だから、仕事で使う前に、一度家族や自分だけで試しておくといいと思います。
本番で初めて画面共有をすると、かなり焦ります。
事前に少し触っておくだけでも、気持ちが全然違います。
全部を完璧に覚えなくてもいい
3回にわたって、いろいろな言葉や操作を書いてきました。
でも、最初から全部を完璧に覚える必要はありません。
在宅ワークを始める前に大事なのは、難しいことを全部できるようになることではなく、よく出てくる言葉や操作に少し慣れておくことだと思います。
在宅ワークは、自宅でできる仕事です。
でも、パソコンの中で完結する仕事だからこそ、ファイルやメールの扱いがとても大事になります。
私も最初から全部できたわけではありません。
分からない言葉が出てくるたびに調べて、少しずつ覚えていきました。
最初はそれで十分だと思います。
大切なのは、分からないことをそのままにしないこと。そして、分からない自分を責めすぎないこと。
昭和生まれだから。パソコンが得意じゃないから。横文字を見ると固まるから。
そんな理由で、在宅ワークをあきらめなくてもいいと思います。
最初は誰でも分かりません。
私も、ひとつずつ覚えながらなんとかやっています。
在宅ワークを始める前に、こういう基本を少し知っておくだけで、最初の一歩はかなり踏み出しやすくなると思います。
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